Inkasso für Ärzte – Was tun wenn der Patient nicht zahlt?

Säumige Patienten verleihen dem Praxisalltag oft einen negativen Beigeschmack. Wenn der Patient nicht zahlt muss sich der Arzt um die Eintreibung der offenen Rechnungen kümmern. Unabhängig davon ob der Patient zahlungsunwillig oder zahlungsunfähig ist steht der Arzt vor einer wichtigen Entscheidung:

• Betreibt er die konsequente Mahnung offener Forderungen und angefallene Mahnkosten selbst
• Oder gibt er das gesamte Mahnwesen an einen Inkasso-Dienst ab

Zeit und Geld sparen 

Patientenzahlungen sind für den wirtschaftlichen Betrieb von entscheidender Bedeutung. In der Regel halten sich die Patienten an den Behandlungsvertrag und bezahlen ihre Rechnungen pünktlich. Das entlastet das Forderungsmanagement der Praxen. Schon das Schreiben von Rechnungen nimmt im Praxisalltag einen nicht unerheblichen Teil der Arbeitszeit in Anspruch. Wenn dann auch noch Patienten gemahnt werden müssen bleibt dem Arzt weniger Zeit für seine eigentliche Arbeit. Nämlich die Betreuung seiner Patienten.

Ein gut funktionierendes Mahnwesen und Forderungsmanagement ist daher elementar für den wirtschaftlichen Betrieb.

In vielen deutschen Praxen wird dies vom Arzt selbst erledigt. Oft werden auch Mitarbeiter mit speziellen Schulungen in diesen Prozess eingebunden. Es gibt aber auch Alternativen. Zum Beispiel wenn die Praxis die Honorarabrechnung an ein Abrechnungsbüro oder den Einzug offener Forderungen an einen Inkassodienst übergibt.

Welche Aufgaben kann ein Inkassodienst einem Arzt abnehmen?

Durch die Beauftragung eines Inkassounternehmens im medizinischen Bereich können Zahlungsforderungen außergerichtlich beigelegt werden. Das Inkassounternehmen entlastet in der Regel das Verfahren.

So dass sich Ärzte und Kliniken nicht mehr selbst mit den rechtlichen Fragen im Zusammenhang mit den Forderungen befassen müssen:

• Ratschläge für die Abwicklung des Verfahrens
• Erstellen der ersten Zahlungserinnerung
• Abfassung des Mahnschreibens
• Organisation eines Mahnverfahrens

Die Inkassodienstleister stehen den Ärzten auch bei der rechtlichen Abwicklung einer Forderungsdurchsetzung zur Seite:

• Erwirken eines Mahnbescheides
• Begleitung des Gerichtsverfahrens und des Vollstreckungsbescheides
• Begleitung der Zwangsvollstreckung

So können Ärzte den Zahlungsverzug vorbeugen

Es muss nicht immer bis zur letzten Instanz gehen. Auch Ärzte können ihren Teil dazu beitragen. Dabei kommt es vor allem darauf an die Zahlung gründlich und präzise vorzubereiten. Sowohl im Vorfeld als auch im Nachhinein. In erster Linie muss die Rechnung selbst Regel- und Gesetzeskonform erstellt werden. Dennoch kommt es immer wieder vor, dass ein Patient nicht zahlt. Zahlt der Patient nicht innerhalb der nötigen Frist kann er sofort gemahnt werden. Woraufhin rechtliche Schritte eingeleitet werden können.

Da zwischen Ärzten und ihren Patienten in der Regel ein langfristiges Vertrauensverhältnis besteht ist der Rechtsweg natürlich das letzte Mittel das ergriffen werden sollte.

Für viele Ärzte ist es wichtig zu verstehen warum eine Rechnung nicht bezahlt wird. Es gibt vielseitige Gründe warum Patienten nicht in der Lage oder sogar nicht willens sind pünktlich zu zahlen.

Gründe, warum die Zahlung nicht erfolgt:

• Der Patient hat vergessen die Rechnung zu bezahlen.
• Ein finanzieller Engpass aufgrund anderer Anschaffungen oder Ausgaben macht es dem Patienten schwer sofort zu zahlen.
• Der Patient ist aufgrund einer schweren Krankheit oder Berufsunfähigkeit auch mittelfristig nicht in der Lage den Betrag zu bezahlen.
• Der Patient weigert sich zu zahlen.

Unabhängig davon welcher der Fälle eingetreten ist kostet die weitere Verfolgung der Zahlung oder die Durchsetzung der offenen Forderung (Inkasso) den Arzt oft viel Zeit und Geduld.

Rechtliche Schritte falls der Patient nicht zahlt

Wenn die Situation eintritt, dass Patienten ihre Rechnungen tatsächlich nicht bezahlen gibt es eine Reihe von rechtlichen Schritten die üblich sind um die Forderung durchzusetzen. Vor allem ist es auch wichtig zu prüfen ob die Rechnung korrekt ausgestellt wurde um sich später nicht angreifbar zu machen.

Die folgenden Schritte stellen den Rechtsweg dar der nach Ablauf der Zahlungsfrist beschritten werden kann:

• Rechnung prüfen
• Mahnungen mit Fristen
• Beantragung eines Mahnbescheids beim zuständigen Amtsgericht und Benachrichtigung des Patienten
• Antrag auf Vollstreckungsbescheid
• Klageantrag beim Gericht
• Übergabe des vollstreckbaren Titels an den Gerichtsvollzieher. Eventuell Pfändung von Lohnforderungen
• Bei Erfolglosigkeit der Vollstreckung: Eidesstattliche Versicherung

Oft sind die Verfahren individuell. Allerdings handelt es sich dabei um mitunter schwierige rechtswissenschaftliche Prozesse mit denen Ärzte hier konfrontiert werden. Nicht zuletzt gilt es abzuwägen ob man dies alleine durchziehen will oder ob man sich von einem Experten beraten lassen möchte.

Forderungsmanagement – selber machen oder lieber auslagern?

Im Laufe dieses Textes ist sicherlich deutlich geworden, dass das Forderungsmanagement in Arztpraxen sehr einfach und unkompliziert sein kann. Aber nicht sein muss. Hier muss der Arzt zuverlässig abwägen ob er mit Hilfe seines Praxisteams ein korrektes und ordnungsgemäßes Forderungsmanagement betreiben kann oder nicht.

Vorteile beim Auslagern an ein Inkasso-Unternehmen:

• Schutz des Vertrauensverhältnisses zwischen Patient und Arzt
• Weniger Aufwand. Da Arbeit ausgelagert wird
• Bessere Liquidität durch höhere Zahlungsrate

Vorteile eines Inkasso Dienst

Um Ärzte zu entlasten und Fachwissen zu bündeln bietet CL Inkasso aus Lindau sogenannte Inkassodienste an. Sie unterstützt Arztpraxen bei der Eintreibung von Forderungen und berät sie. Das hat zahlreiche Vorteile.

Zeit ist Geld
Zum einen ist die enorme Zeitersparnis. Wird ein Inkassodienstleister beauftragt kümmert sich dieser allein um den Forderungseinzug. Dies führt zu einer spürbaren Entlastung des Praxisalltags. Sowohl bei der Patientenbehandlung als auch bei anderen täglich anfallenden Verwaltungsaufgaben.

Die Patienten zahlen oft wenn ein Inkassounternehmen sie kontaktiert
Neben dem Zeitfaktor spielt auch der „zusätzliche“ Gewinn eine große Rolle. Zahlt der Patient nicht muss der Arzt in Abhängigkeit von der Rechnungshöhe abwägen ob es sich für ihn lohnt seine Geldforderung weiter zu verfolgen. Denn neben mehrfachen Mahnungen können ein eingeleitetes Mahnverfahren (gerichtlicher Mahnbescheid) und das streitige Verfahren (Klage) sowohl Zeit als auch zusätzliches Geld kosten.

In den meisten Fällen kann sich der Arzt also auf die Inkassodienste eines beauftragten Dienstleisters verlassen um sein Geld doch noch zu bekommen.

Das Verhältnis zwischen Arzt und Patient wird nicht belastet
Schickt der Inkassodienst eine Zahlungserinnerung oder gar einen Mahnbescheid an den Patienten wird das gute Verhältnis zwischen Arzt und Patient nicht beeinträchtigt. Auch dann wenn der Patient an die versäumte Zahlung erinnert werden muss. Nämlich durch das Inkassobüro. In diesem Fall tritt der Arzt nur im Hintergrund auf. Indem er sich eines Helfers in Form des Inkassodienstes bedient.

Wirksames Inkasso mit verschiedenen Mahnstufen
Bis der Arzt sein Geld bekommt müssen unter Umständen mehrere Schritte unternommen werden. Zahlt der Patient nicht und kommt er einer Mahnung oder Zahlungserinnerung nicht nach erfolgt in der Regel eine zweite und in manchen Fällen sogar eine dritte Mahnung bevor in hartnäckigen Fällen der gerichtliche Mahnbescheid erlassen wird. Legt der Patient in dieser Phase Widerspruch ein ist die Klageerhebung die nächste Möglichkeit die bestehende Forderung wirksam und erfolgreich durchzusetzen. Dies belastet den Arzt im besten Fall zeitlich und inhaltlich nicht. 

Schlussfolgerung: Zahlungsverzug verhindern und Forderungsmanagement auslagern

Ein rentables Geschäft zu führen ist wichtig für die Existenz einer Arztpraxis. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass Patienten nicht zahlen. Das kann verschiedene Hintergründe haben. Ist aber immer sehr ärgerlich für den betroffenen Arzt.

Für den Umgang mit säumigen Zahlern gibt es verschiedene Möglichkeiten die alle auf einem funktionierenden Forderungsmanagement basieren. In jedem Fall ist es für die Praxis wichtig vor der Behandlung offen mit dem Patienten zu kommunizieren und möglichst genau über die Kosten Auskunft geben zu können. Im Gegenzug können sich Praxen von der Bearbeitung verspäteter Zahlungen entlasten indem sie das Forderungsmanagement an so genannte Inkassodienste auslagern die sich um das Mahnwesen und den Einzug der entstandenen Kosten kümmern.

Ziel von beidem ist es die Liquidität und damit auch die Rentabilität der Praxen zu sichern.