Wie leite ich ein Inkassoverfahren ein?

Sie haben eine offene Forderung und warten auf Geld ihres Kunden? Erinnerungen und Zahlungserinnerungen wurden bisher ignoriert? Dann ist es an der Zeit ein Inkassoverfahren einzuleiten.

Oft scheut man sich vor diesem Schritt.
Da dies mit lästigem Zeitaufwand verbunden ist.

Wer seine Zeit besser nutzen und sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren möchte kann hierfür ein Inkassounternehmen einbinden, welches sich professionell darum kümmert.

Wie man den Prozess einleitet und was man dabei beachten sollte erklären wir hier in unserem Inkasso Blog.

Checkliste – Inkasso richtig einleiten

• Die Forderung muss berechtigt und fällig sein um ein Inkassoverfahren einzuleiten
• Die Beauftragung eines Inkasso Unternehmen, wie z.B. CL Inkasso, ist der einfachste und effektivste Weg um ein Inkassoverfahren einzuleiten
• Um ein Inkassoverfahren zu beginnen sollte die Forderung vorher angemahnt sein

Ablauf des Inkassoverfahren 

Wer ein Inkassoverfahren einleiten möchte sollte sich vorab mit dem richtigen Ablauf des Inkassoverfahren vertraut machen.

Meist sind es diese Schritte und folgender Ablauf:

• Vorgerichtliches Inkassoverfahren
• Gerichtliches Mahnverfahren
• Nachgerichtliches Inkassoverfahren
• Überwachungsverfahren

Die ersten Schritte des Verfahrens leiten sich bereits aus dem Namen ab. Hier wird erst einmal außergerichtlich versucht eine für beide Seiten optimale Lösung zu finden.

Im vorgerichtlichen Mahnverfahren findet eine Bonitätsprüfung statt und der Kunde bekommt eine Zahlungsaufforderung, sowie ein Mahnschreiben zugesandt. 

Ist im vorgerichtlichen Mahnverfahren keine Einigung zu erzielen, sollte das gerichtliche Mahnverfahren eingeleitet werden. In dieser Phase wird ein Mahn- und Vollstreckungsbescheid beantragt. Wird ein Widerspruch seitens der Schuldnerpartei eingelegt, besteht die Möglichkeit des gerichtlichen Klageverfahrens. Sobald ein vollstreckbarer Titel vorliegt, also z.B. ein Vollstreckungsbescheid oder ein Urteil, folgt das nachgerichtliche Inkassoverfahren. Diverse Zwangsvollstreckungen und Pfändungsmaßnahmen werden durchgeführt.

Im Überwachungsverfahren erfolgen regelmäßige Überprüfungen des Schuldner-Vermögens. 

All diese Schritte können vom Inkasso Unternehmen übernommen werden. Damit Sie sich ihrem Kerngeschäft widmen können. Und hierfür keinen unnötigen Zeitaufwand auf sich nehmen müssen.

Inkassoverfahren einleiten – So gehts

Am einfachsten ist es ein Inkassounternehmen zu beauftragen. Dieses kann einen für jeden Fall individuell beraten und übernimmt alle nötigen Schritte des Inkassoverfahren. 

Ihre Aufgabe ist es lediglich die nötigen Daten und Unterlagen einzureichen. Und während des Verfahren für Rückfragen zur Verfügung zu stehen. 

Wenn man das Inkassoverfahren selbst in die Hand nehmen möchte dauert es mehrere Monate, die es in Anspruch nimmt. Man benötigt erfahrene und geschulte Mitarbeiter um das beste Ergebnis für beide Seiten zu erreichen.

Wichtig ist es alle rechtlichen Bestimmungen einzuhalten.

Man sollte daher vor dem einleiten des Inkassoverfahren folgendes prüfen:

• Ist die Forderung berechtigt?
• Ist die Forderung aufgrund Beschwerden oder Gewährleistungsmängel noch gar nicht berechtigt?
• Wurden alle Rechnungen ordnungsgemäß ausgestellt und sind beim Kunden angekommen? Lieber hier nochmals beim Kunden nachfragen und erneut zusenden

Wie viele Mahnungen muss man versenden?

Meist werden vor dem Gerichtsverfahren drei Mahnstufen angesetzt. Diese sind jedoch rechtlich nicht nötig.

Wenn man jedoch Wert auf eine weitere Fortführung der Kundenbeziehung legt sollte man jedoch mindestens eine Mahnung schreiben. 

Erfolgt keine Zahlung durch den Kunden ist es oft hilfreich dies einem Experten zu überlassen. Da diese durch ihre Erfahrung im Mahn- und Inkassoverfahren das nötige Fingerspitzengefühl haben. Und wissen wann welche Schritte sinnvoll  und notwendig sind. Denn im Idealfall sollte dies die Geschäftsbeziehung zum Kunden nicht belasten. 

Ist Inkasso ohne Mahnung möglich?

Es muss eine konkrete Zahlungsvereinbarung im Vertrag oder Rechnung geben. Sollte der Kunde bis zu diesem Zeitpunkt die Forderung nicht beglichen haben befindet er sich im Zahlungsverzug. Ab diesem Zeitpunkt kann man ein Inkassoverfahren einleiten und ein Inkasso Unternehmen beauftragen. 

Wurde keine konkrete Zahlungsvereinbarung getroffen gilt in der Regel die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. 

Wer bezahlt das Inkassoverfahren?

Es gelten hier die allgemeinen Regelungen. Die Inkasso Kosten muss der säumige Schuldner übernehmen. Durch optionale Zusatzleistungen des Inkasso Unternehmen, wie z.B.  Ermittlungsdienste falls der Schuldner nicht mehr auffindbar ist, können unter Umständen weitere Kosten hinzukommen.

Dies kann jedoch vorab bei einem persönlichen Termin vor Ort oder per Telefon abgeklärt werden.

So leitet man ein gerichtliches Mahnverfahren ein

Hierfür ist das jeweilige Amtsgericht zuständig. Diesem muss der Antrag schriftlich zugestellt werden.

Das Formular zur Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahren muss vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllt werden. Das Ausfüllen des Formular ist nicht ganz einfach und entsprechend zeitaufwendig. Es ist daher einfacher ein Inkasso Unternehmen damit zu beauftragen.

Fazit zum Einleiten eines Inkassoverfahren

Ein Inkassoverfahren benötigt Zeit und das nötige Fingerspitzengefühl. Oft reichen Mahnungen nicht aus. Ein gerichtliches Mahnverfahren folgt. Vermögensprüfung und regelmäßige Kontrolle sind nötig. Dies kann mehrere Monate dauern und bindet Kapazitäten.

Schneller und effektiver ist es daher ein Inkasso Unternehmen damit zu beauftragen. Und sich die Arbeit abnehmen zu lassen. Es übernimmt den gesamten Ablauf bis das Geld vom Kunden eingetroffen ist.

Die CL Inkasso GmbH ist ein langjährig am Markt etabliertes, unabhängiges Unternehmen am Bodensee. Seit über 20 Jahren helfen wir unseren B2B und B2C Kunden bei Debitorenverwaltung, kaufmännisches Mahnwesen und Inkasso weiter.

Wobei können wir Sie unterstützen?

Kontaktieren Sie uns gerne per E-Mail, Telefon oder durch ein persönliches Gespräch vor Ort in Lindau am Bodenee.