Offene Rechnungen, die sich seit Wochen oder gar Monaten hinziehen, sind mehr als nur ärgerlich: Sie gefährden Ihre Liquidität, kosten Nerven und blockieren Ressourcen. Gerade für Selbstständige, Freelancer und kleinere Unternehmen kann ein solches Verhalten von Kunden schnell zur Existenzfrage werden. In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, was Sie tun können, wenn ein …
Offene Rechnungen, die sich seit Wochen oder gar Monaten hinziehen, sind mehr als nur ärgerlich: Sie gefährden Ihre Liquidität, kosten Nerven und blockieren Ressourcen. Gerade für Selbstständige, Freelancer und kleinere Unternehmen kann ein solches Verhalten von Kunden schnell zur Existenzfrage werden.
In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, was Sie tun können, wenn ein Kunde seit Monaten nicht zahlt – und wie Sie künftig besser vorsorgen.
Schritt 1: Ruhe bewahren und die Fakten prüfen
Bevor Sie zum Hörer greifen oder eine wütende E-Mail schreiben, sollten Sie sich einen Überblick verschaffen. Nicht selten liegt das Problem gar nicht in der Zahlungsmoral des Kunden, sondern in einem simplen Missverständnis oder einem formalen Fehler.
Prüfen Sie zunächst folgende Punkte:
Wurde die Rechnung korrekt erstellt (Rechnungsnummer, Betrag, Leistungsdatum, Steuernummer, Zahlungsziel)?
Ist sie nachweislich beim Kunden angekommen?
Gab es mündliche oder schriftliche Rückfragen oder Reklamationen?
Haben Sie eine Zahlungserinnerung verschickt?
Falls einer dieser Punkte unklar oder nicht erfüllt ist, klären Sie das zunächst. Ein kurzer, freundlicher Anruf kann hier oft Wunder wirken.
Schritt 2: Schriftliche Zahlungserinnerung senden
Wenn alle formalen Voraussetzungen erfüllt sind und der Kunde dennoch nicht zahlt, sollten Sie eine freundliche, aber bestimmte Zahlungserinnerung formulieren. Ziel ist es, dem Kunden Gelegenheit zu geben, seine Zahlungspflicht ohne Gesichtsverlust zu erfüllen.
Beispiel:
„Sehr geehrte Frau Muster,
unsere Rechnung vom 15. Februar 2025 in Höhe von 1.250,00 Euro ist leider noch offen. Möglicherweise ist die Zahlung in Ihrem Alltag untergegangen. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag bis zum 20. Juni 2025. Bei Fragen oder Unklarheiten stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.“
Eine gut formulierte Zahlungserinnerung kann in vielen Fällen bereits ausreichen. Bleibt die Reaktion jedoch aus, sollten Sie nicht lange zögern.
Schritt 3: Offizielle Mahnung verfassen
Eine Mahnung ist keine formelle Pflicht, aber sie signalisiert dem Kunden eindeutig: Jetzt wird es ernst. Anders als bei der Zahlungserinnerung sollten Sie in der Mahnung deutlich auf die Konsequenzen einer Nichtzahlung hinweisen.
Hier einige Elemente, die in eine Mahnung gehören:
Konkreter Hinweis auf die bereits versandte Rechnung
Neue, verbindliche Frist zur Zahlung (z. B. 7 oder 14 Tage)
Hinweis auf mögliche Mahngebühren und Verzugszinsen
Ankündigung weiterer rechtlicher Schritte (Inkasso, Mahnverfahren)
Sie dürfen dabei sachlich bleiben. Eine Mahnung ist keine Drohung, sondern ein klarer, geschäftlicher Hinweis auf Ihre Rechte.
Schritt 4: Inkasso einschalten
Reagiert der Kunde weiterhin nicht, ist es an der Zeit, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein professionelles Inkassobüro kann Ihnen nicht nur Zeit und Nerven sparen, sondern signalisiert dem Schuldner, dass Sie es ernst meinen.
Vorteile eines Inkassobüros:
Sie müssen sich nicht weiter mit dem Schuldner auseinandersetzen
Keine Vorabkosten. So bleiben Ihre Kosten kalkulierbar und Sie gehen kein finanzielles Risiko ein.
Die Erfolgsquote ist höher
Ein seriöser Inkasso-Dienstleister wird transparent arbeiten, Ihnen Einblick in den Stand des Verfahrens geben und auch außergerichtliche Einigungen im Blick behalten.
Schritt 5: Gerichtliches Mahnverfahren einleiten
Führt auch das Inkasso zu keiner Zahlung, bleibt noch das gerichtliche Mahnverfahren. Hierbei beantragen Sie einen Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht. Der Schuldner hat dann zwei Wochen Zeit, zu reagieren. Tut er das nicht, können Sie einen Vollstreckungsbescheid erwirken – und damit z. B. einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
Wichtig: Auch wenn der formale Aufwand überschaubar ist, sollten Sie sicherstellen, dass die Forderung rechtlich einwandfrei ist. Ein Inkassodienst kann Sie dabei unterstützen.
Wie Sie sich zukünftig besser schützen
Um Zahlungsausfälle zu vermeiden, sollten Sie Ihr Forderungsmanagement konsequent optimieren. Hier einige erprobte Maßnahmen:
Vereinbaren Sie Anzahlungen: Gerade bei umfangreicheren Projekten sind Teilzahlungen sinnvoll.
Setzen Sie klare Zahlungsziele: 7, 14 oder 30 Tage – wichtig ist, dass das Zahlungsziel explizit genannt ist.
Automatisieren Sie Ihre Abläufe: Moderne Buchhaltungssoftware erinnert automatisch an offene Forderungen.
Bonitätsprüfungen durchführen: Besonders bei Neukunden kann eine kurze Prüfung vorab Risiken vermeiden.
Vermeiden Sie Abhängigkeiten: Wenn ein einzelner Kunde 30 % oder mehr Ihres Umsatzes ausmacht, sind Zahlungsausfälle besonders kritisch.
Ein konsequentes Forderungsmanagement ist kein Zeichen von Misstrauen, sondern Ausdruck unternehmerischer Professionalität.
Fazit: Handeln Sie frühzeitig und strategisch
Ein Kunde, der seit Monaten nicht zahlt, ist kein Kavaliersdelikt – sondern ein handfestes Risiko. Reagieren Sie nicht aus dem Bauch heraus, sondern mit System. Von der ersten Erinnerung bis zum gerichtlichen Verfahren: Jeder Schritt sollte dokumentiert, durchdacht und zeitlich klar getaktet sein.
Und vor allem: Lernen Sie daraus. Jedes Zahlungsproblem ist auch eine Gelegenheit, Ihr eigenes Forderungsmanagement zu verbessern und künftig souveräner aufzustellen.
