Was kostet schlechtes Forderungsmanagement? Ein Rechenbeispiel für KMUs

Für viele kleine und mittlere Unternehmen ist gutes Forderungsmanagement eine entscheidende Herausforderung. Doch die Folgen von schlechtem oder vernachlässigtem Forderungsmanagement sind oft gravierend und werden häufig unterschätzt. Verzögerte Zahlungen, Zahlungsausfälle oder offene Rechnungen führen nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern erhöhen auch den Verwaltungsaufwand und gefährden die Liquidität Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Kosten durch schlechtes Forderungsmanagement entstehen, wie sich diese zusammensetzen und wie Sie diese Kosten mit einem einfachen Rechenbeispiel besser verstehen können.

Warum ist gutes Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig?

Forderungsmanagement umfasst alle Schritte von der Rechnungserstellung bis zum Zahlungseingang und gegebenenfalls der Durchsetzung der Forderung. Ein effizientes Forderungsmanagement sorgt dafür, dass Sie Ihre offenen Forderungen schnell und zuverlässig realisieren können. Wird das Management vernachlässigt, entsteht schnell ein negativer Kreislauf:

• Offene Rechnungen binden Kapital, das Ihnen für wichtige Investitionen und laufende Kosten fehlt

• Ihre Liquidität gerät unter Druck und Sie müssen teure Überziehungskredite oder kurzfristige Darlehen in Anspruch nehmen

• Der interne Aufwand für das Nachverfolgen und Mahnen der Zahlungen nimmt zu und bindet personelle Ressourcen

• Das Risiko von Forderungsausfällen steigt, da Zahlungen immer seltener und später eingehen

• Die Bonität Ihres Unternehmens kann leiden, was die Geschäftsbeziehungen und Finanzierungsmöglichkeiten erschwert

Welche Kosten entstehen durch schlechtes Forderungsmanagement?

Die Kosten durch schlechtes Forderungsmanagement setzen sich aus mehreren Komponenten zusammen. Dazu zählen insbesondere:

• Kapitalbindung
  Ihr Geld steckt in unbezahlten Rechnungen und steht Ihnen nicht zur Verfügung. Dieses gebundene Kapital kann nicht für wichtige Geschäftsausgaben oder Investitionen genutzt werden.

• Personalkosten
  Das Nachverfolgen von offenen Forderungen und das Mahnwesen kosten Zeit und Geld. Mitarbeiter, die diese Aufgaben übernehmen, könnten anderswo produktiver eingesetzt werden.

• Finanzierungskosten
  Um Liquiditätsengpässe zu überbrücken, greifen viele Unternehmen auf kurzfristige Kredite oder Kontokorrentkredite zurück. Die Zinsen und Gebühren erhöhen Ihre Kosten.

• Forderungsausfälle
  Je länger eine Forderung offen bleibt, desto höher ist das Risiko, dass sie nicht bezahlt wird. Diese Verluste schlagen direkt auf Ihren Gewinn.

• Image- und Bonitätsverlust
  Zahlungsschwierigkeiten wirken sich negativ auf Ihre Geschäftsbeziehungen aus und können zu schlechteren Konditionen bei Banken und Lieferanten führen.

Rechenbeispiel: So teuer wird schlechtes Forderungsmanagement für KMUs

Nehmen wir an, Ihr Unternehmen stellt monatlich Rechnungen über 40.000 Euro aus. Im Durchschnitt werden 10 Prozent dieser Forderungen, also 4.000 Euro, verspätet bezahlt oder fallen ganz aus. Das summiert sich auf 48.000 Euro offene Forderungen im Jahr.

Diese 48.000 Euro sind gebundenes Kapital, das Ihnen fehlt. Zusätzlich verursacht das Verwalten und Mahnen dieser Forderungen einen internen Aufwand. Wenn Mitarbeiter dafür monatlich 15 Stunden aufwenden und der durchschnittliche Stundensatz 50 Euro beträgt, entstehen jährliche Personalkosten von 9.000 Euro.

Um die daraus resultierenden Liquiditätsengpässe zu überbrücken, nehmen Sie kurzfristige Kredite auf, deren Zinsen und Gebühren etwa 3.000 Euro pro Jahr betragen.

Setzen Sie diese Zahlen zusammen, ergeben sich folgende Kosten:

• Gebundenes Kapital 48.000 Euro

• Personalkosten 9.000 Euro

• Finanzierungskosten 3.000 Euro

Gesamtkosten: 60.000 Euro pro Jahr

Diese Summe zeigt deutlich, wie teuer schlechtes Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen sein kann. Es handelt sich um einen erheblichen Teil Ihres Jahresumsatzes oder Gewinns, der Ihnen verloren geht.

Welche Auswirkungen hat das auf Ihr Unternehmen?

Neben den reinen Kosten ergeben sich weitere negative Folgen:

• Eingeschränkte Investitionsfähigkeit

• Schwierigkeiten bei der Begleichung laufender Kosten wie Mieten oder Gehälter

• Überlastung Ihrer Mitarbeiter durch zusätzlichen Verwaltungsaufwand

• Verschlechterung der Bonität und Geschäftsbeziehungen

• Im schlimmsten Fall Gefahr für die Existenz Ihres Unternehmens

Wie können Sie die Kosten durch schlechtes Forderungsmanagement vermeiden?

Mit einfachen und konsequenten Maßnahmen können Sie Ihr Forderungsmanagement deutlich verbessern und die genannten Kosten reduzieren:

• Schnelle und korrekte Rechnungsstellung
  Je schneller die Rechnung beim Kunden ist, desto eher kommt die Zahlung.

• Frühzeitige und regelmäßige Zahlungserinnerungen
  Warten Sie nicht zu lange mit Mahnungen und kommunizieren Sie freundlich aber bestimmt.

• Automatisierung der Mahnprozesse
  Nutzen Sie Software, um Zeit zu sparen und Prozesse zu standardisieren.

• Klare Zahlungsbedingungen
  Vereinbaren Sie klare Fristen und informieren Sie über Konsequenzen bei Zahlungsverzug.

• Kundenbonität prüfen
  Überprüfen Sie die Zahlungsfähigkeit Ihrer Kunden vor der Auftragserteilung.

• Inkassounternehmen frühzeitig einschalten
  Zögern Sie nicht, bei ausbleibenden Zahlungen professionelle Hilfe in Anspruch zu nehmen.

Fazit

Schlechtes Forderungsmanagement ist eine der teuersten und gefährlichsten Schwachstellen in kleinen und mittleren Unternehmen. Die Kosten für Kapitalbindung, Personal, Finanzierung und Forderungsausfälle summieren sich schnell auf hohe Beträge, die Ihr Unternehmen ernsthaft belasten können.

Ein strukturiertes und konsequentes Forderungsmanagement schützt Ihre Liquidität, senkt Kosten und sichert den Fortbestand Ihres Unternehmens. Setzen Sie die beschriebenen Maßnahmen um und profitieren Sie von einer gesunden Finanzlage und weniger Stress im Geschäftsalltag.

Wenn Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihres Forderungsmanagements benötigen, stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.