Inkasso für Unternehmen – Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein?

Wenn Ihr Unternehmen Leistungen erbracht hat und Ihr Kunde nicht fristgerecht zahlt, können Sie ein Inkassoverfahren einleiten. Unter Inkasso versteht man alle Maßnahmen, die dazu dienen, offene Forderungen zu realisieren. 

Damit das Inkassoverfahren eingeleitet werden kann, müssen jedoch bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Wir zeigen Ihnen in diesem Artikel, auf welche fünf Punkte Sie achten sollten, um ein Inkassoverfahren erfolgreich einzuleiten.

Die Forderung ist berechtigt

Die erste Voraussetzung für die Einleitung eines Inkassoverfahrens ist, dass die Forderung berechtigt ist. Sie muss begründet und unbestritten sein. Es darf kein Zweifel daran bestehen, dass Sie Anspruch auf das Geld haben. Sie müssen die Legitimität der Forderung beweisen können. Zum Beispiel durch einen unterzeichneten Vertrag oder einer Rechnung.

Ob eine Forderung berechtigt ist, hängt auch von der Qualität Ihrer Waren oder Dienstleistungen ab. Wenn der Kunde Mängel entdeckt und reklamiert hat, muss diese Angelegenheit zunächst geklärt werden. Dies gilt insbesondere für gerügte Gewährleistungsmängel. Sind die Beanstandungen des Kunden berechtigt, können Sie Ihre Forderung in diesem Stadium möglicherweise nicht geltend machen. In diesem Fall ist Ihre Forderung nicht berechtigt und Sie erfüllen nicht die Anforderung, ein Inkasso Unternehmen zu beauftragen.

Ordnungsgemäße Ausstellung der Rechnung

Bevor Sie ein Inkassobüro beauftragen, sollten Sie die Rechnung prüfen. Sie muss den Vorschriften entsprechend ausgestellt sein. Darüber hinaus sollte man sich vergewissern, dass Ihr Kunde die Rechnung auch erhalten hat. Im Zweifelsfall sollten Sie sie sicherheitshalber noch einmal schicken.

Ohne eine ordnungsgemäß ausgestellte und zugestellte Rechnung erfüllen Sie nicht die Voraussetzungen für den Forderungseinzug.

Eine bestimmte Höhe der Rechnung ist keine Voraussetzung für die Eintreibung von Forderungen. Auch bei geringen Beträgen kann man ein Inkassobüro einschalten.

Verzug ist eingetreten

Um ein Inkassoverfahren einleiten zu können muss die Rechnung in Verzug sein. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten.

Sie haben vertraglich eine bestimmte Zahlungsfrist vereinbart oder diese auf Ihrer Rechnung vermerkt. Wenn dies nicht der Fall ist, muss der Kunde die gesetzliche Frist einhalten.

Am besten weisen Sie Ihren Kunden gleich zu Beginn auf Ihre bzw. die gesetzliche Zahlungsfrist hin, um Missverständnisse zu vermeiden. Zahlt der Kunde nicht innerhalb der Frist, gerät er in Zahlungsverzug. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung für die Beauftragung eines Inkasso Büro.

Sind Zahlungserinnerungen ein Muss?

Viele Unternehmen schicken ihren Kunden zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung, wenn eine Rechnung noch offen ist. Dies ist eine Geste des guten Willens. Sie ist besonders bei Stammkunden sinnvoll. Eine freundliche Zahlungserinnerung ist auch ein guter Weg, wenn Sie auch in Zukunft mit dem Kunden zusammenarbeiten wollen.

Sie sind jedoch nicht gesetzlich verpflichtet, Zahlungserinnerungen zu versenden. Wenn Sie die übrigen Voraussetzungen für die Beauftragung eines Inkassounternehmens erfüllen, können Sie auf eine Zahlungserinnerung verzichten. Dies gilt insbesondere dann, wenn die Zahlungsfrist im Voraus klar vereinbart wurde und auf der Rechnung angegeben ist. Wägen Sie diese Entscheidung sorgfältig ab, insbesondere im Hinblick auf die zukünftige Zusammenarbeit.

Sind Mahnungen eine Voraussetzung?

In der Praxis ist es üblich, dass Unternehmen zusätzlich zur Zahlungserinnerung zwei Mahnungen verschicken. Rechtlich besteht dazu keine Verpflichtung, sofern die anderen Voraussetzungen erfüllt sind. Es muss eine konkrete Zahlungsvereinbarung vorliegen, die Sie durch den Vertrag oder die Rechnung nachweisen können. Das heißt, Sie müssen eine feste Frist oder einen festen Termin für die Zahlung gesetzt haben. Hält Ihr Kunde diese Frist nicht ein, gerät er in Verzug. In diesem Fall ist ein Inkasso ohne Mahnung möglich.

Wenn Sie keine konkrete Zahlungsvereinbarung getroffen haben, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen. 

Arbeiten Sie mit einem professionellen Inkassobüro zusammen

Die Voraussetzung für den Erfolg Ihres Inkassoverfahrens ist die Wahl eines seriösen Inkassobüros. Dieses erkennen Sie an der Eintragung in das Rechtsdienstleistungsregister und an seiner umfassenden Expertise. Ein Inkassobüro wird Sie auch beraten, ob alle Voraussetzungen für die Einleitung eines Inkassoverfahrens erfüllt sind. 

Neben einer umfangreichen Expertise ist Transparenz von großer Bedeutung. Die individuelle Beratung durch einen persönlichen Ansprechpartner trägt wesentlich zum Erfolg bei. Dieser wird Sie während des gesamten Prozesses über den aktuellen Stand und die weiteren notwendigen Schritte informieren. Er berät Sie, welche Maßnahmen in Ihrem Fall möglich sind und zu welchem Zeitpunkt sie sinnvoll sind.

Die Dauer eines Inkassoverfahrens lässt sich nur bedingt vorhersagen. Sie hängt weitgehend davon ab, wie der Kunde reagiert und wann er zahlen kann. Wenn Sie ein professionelles Inkassounternehmen beauftragen, haben Sie große Chancen, Ihre Außenstände schnell zu realisieren. Die Experten beherrschen die einfühlsame und zielgerichtete Kommunikation mit den Verbrauchern und wissen, welche Inkassomaßnahmen effektiv sind.

Bevor Sie ein Inkassoverfahren einleiten, sollten Sie sich über die Konsequenzen im Klaren sein. Dieser Schritt kann Auswirkungen auf die weitere Zusammenarbeit zwischen Ihnen und Ihrem Kunden haben. Deshalb ist es sinnvoll, ein professionelles Inkassobüro einzuschalten. Die Experten legen Wert darauf, dass Ihre Kundenbeziehung durch das Inkassoverfahren nicht gefährdet wird.

Fazit: Die rechtlichen Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Die wichtigsten Voraussetzungen für die Beauftragung eines Inkassos sind berechtigte und unbestrittene Forderungen. Die Rechnung muss ordnungsgemäß ausgestellt und tatsächlich eingegangen sein. Außerdem muss sich Ihr Kunde bereits in Zahlungsverzug befinden, damit Sie ein Inkassoverfahren einleiten können.

Voraussetzung für den Erfolg des Verfahrens ist die Beauftragung eines seriösen und professionellen Inkassounternehmens mit nationaler und internationaler Kompetenz.

Die Beauftragung eines Inkassobüros ist zwar keine Voraussetzung für die Einleitung eines Inkassoverfahrens. Erhöht aber die Erfolgsaussichten. Inkassoverfahren sind für Unternehmen mit viel Aufwand verbunden. Durch die Auslagerung dieses Prozesses können Sie Ihre Kapazitäten schonen und Zeit sparen.

Noch Fragen offen?
Wir bei CL Inkasso wissen, dass sich viele Probleme nur individuell lösen lassen. Deshalb wird jeder Fall von uns manuell überprüft. Um zu sehen welches Vorgehen das für Sie das beste ist. Damit Sie auf dem  effizientesten Weg Ihre Forderung erhalten.